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      基金會制度
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      廣東省長隆慈善基金會辦公管理制度

      第一章 總則

      1. 為了加強勞動紀律和工作秩序,制定本制度。
      2. 本制度包括行政辦公制度、文件管理、印章管理、辦公用品領用和安全保密制度。
      3. 本制度適用于基金會相關人員。

       第二章 行政辦公管理

      為使基金會管理及文化建設提升到一個新的層次,現制定以下辦公制度。

      1. 員工上班要配帶工作銘牌,著裝得體。
      2. 上班期間,不得無故離崗,若外出辦理業務,須請示相關領導。
      3. 基金會名片等由綜合業務部統一印制?!?
      4. 嚴禁工作期間上網聊天、看電影、玩游戲等做各種與工作無關的事。
      5. 禁止私自打印個人資料及一切與工作無關的資料。
      6. 不得將茶杯、文具等公物帶回家私用。
      7. 辦公室人員應愛護各種設備,降低消耗、費用。保持辦公設備的清潔,下班時切斷辦公設備的電源。
      8. 對各種設備應按規范要求操作、保養。發現故障,應及時報請維修,以免影響工作。
      9. 本基金會的電話,主要是方便與外界溝通、方便開展業務之用,不允許員工在公司內打私人電話。
      10. 接聽外線電話求規范、簡潔、禮貌,應做好電話記錄,并及時落實。
      11. 辦公室人員應遵守保密規定,輸入電腦的信息屬基金會秘密,未經批準不準向任何人提供、泄露。信息載體必須安全存放、保管,防止丟失或失效。
      12. 辦公桌應保持整潔并注意辦公室的秩序。

      第三章 文件管理

      1. 文件的起草要全面、客觀、完整地體現工作意圖,合理使用文種,符合格式要求,重點突出,觀點鮮明,結構嚴謹,條理清楚,語言簡潔,通俗易懂。
      2. 文件在呈秘書長審批或簽發之前,必須反復核對確保無誤。
      3. 打印、發放文件必須經相關上級審核后方可印發。
      4. 凡正式行文應加蓋單位公章。使用印章應遵守印章管理制度,印發文件要做到文面清晰,字體適當,版面規范,美觀大方。
      5. 按照檔案管理工作要求,及時做好各類文件歸檔、留存及銷毀工作。

      第四章 印章管理

       一、印章的刻制、啟用與廢止

      1. 基金會印章的刻制統一由秘書處負責申請和刻制,報秘書長審批后,方可刻制。
      2. 各類印章應以秘書長批準的名稱為準。
      3. 印章的啟用或廢止均由秘書處驗印登記發文后方能生效。作廢印章必須由秘書處登記后統一封存或銷毀。

      二、印章使用程序和權限

      1. 以基金會名義發出的文件或提交給相關機構的文件、申請如需蓋章,需同時填寫蓋章申請表并由秘書長審批通過才可使用公章和法人章。
      2. 以基金會名義對外簽署的各類合同、協議,必須根據合同金額及相關審批權限審批通過后的合同送審表用合同章。
      3. 財務印章的管理根據財務管理相關制度實行。
      4. 嚴禁為各類空白支票、發票、收據、信函、表格、合同、文件等加蓋各類印章。
      5. 嚴禁私自將各類印章帶出基金會秘書處使用,若因工作需要,需將印章帶出使用,需秘書長審批通過后方可帶出。外出期間,借用人只可將對外印章用于申請事由,并對對外印章的使用后果承擔一切責任,使用后應立即歸還印章,不得貽誤。所有印章在使用后需放回安全處保管。

      三、印章的管理

      1. 基金會各類印章必須指定專人保管并按規定用印,保管人員因事離崗,應由部門負責人指定人員暫代管理。
      2. 印章管理人員如工作變動,應及時上繳公章,由秘書處重新確定新的印章管理人員,并及時辦理交接手續。
      3. 印章管理人員要堅持原則,嚴格照章用印。用印前要核實簽發人姓名、用印內容與落款,蓋印端正清晰。
      4. 印章管理人須將《對外印章使用登記薄》存檔備案。嚴格用印登記,凡使用基金會印章,對用印人、用印單位、用印時間和用印內容均需進行登記,對外簽署的各類合同、協議和對外政府機構、組織等提交的報告、請示、材料,使用印章后,一律復印蓋章審批文件留底歸檔。
      5. 凡印章有丟失、損毀、被盜和誤用情況,應立即上報領導,并采取應急措施防范風險。
      6. 凡印章使用或保管不當而出現事故者,將追究相關人員責任。

      第五章 辦公用品領用規定

      1. 申請:填寫采購申請單,并提交秘書長審批。
      2. 采購:秘書長審批完成后,嚴格按照采購申請單進行采購,并要做到賬務透明、發票齊全。
      3. 登記: 購進和領用辦公用品需進行登記,合理控制,避免浪費。
      4. 回收:員工離職后,應將辦公用品交還綜合業務部,對于價值貴重的辦公用品及設備,如果發生丟失損壞,應折價賠償。

      第六章 安全、保密

      1. 基金會工作人員應具有良好的職業道德,嚴格遵守保密制度,未經批準不得泄露未公開的信息。
      2. 認真做好各類文件的立卷歸檔工作;妥善保管好上級部門下發的各類文件;密級文件傳閱后應及時歸還,不得截留;絕密文件要專人管理,用完后及時歸還保密部門。
      3. 做好防火、防盜工作,對工作人員定期組織安全學習。
      4. 嚴禁違章用電,經常檢查水、電設施,發現隱患及時處理,下班做到隨手關燈;檢查門窗扦銷、搭鉤。
      5. 定期對辦公室進行生產安全檢查。

       

      第七章  附則

      1. 本制度由基金會秘書處負責解釋。
      2. 本制度自****年**月**日召開的第*屆第*次理事會決議通過之日起執行。

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